大型会议会务工作流程清单1

大型会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、 主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类 型,提前致电酒店人员做好准备 电子版资料,包括会议议程、会议指引 (外部)、回执、会议使用文档初稿 (Word/Excel/PPT等) 附:资料(参见上一行) 具体内容 责任人 时间节点 是否完成

明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知

确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、联 信息 络方式 整理通讯录 准备与收集 (内容同上) 电子版资料,包括会议使用文档正式版 、会务指引(内部)、通讯录、签到表 确定会议用电脑,将所有需要展示的资 料储存到一定的文件夹,并告知相关人 员 联系印刷厂,确定价格、印刷完成及送 货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店,确定房间类型及个数,询问 酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到 达时间 预订车辆 公司食堂:填写客餐申请单并交食堂人 员

储存 资料 印刷 打印 装订 发放 住宿 接机 会议前期准备 酒店预订 接机

餐饮

就餐形式、地 外面餐馆:餐馆预订、提前到现场踩点 、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点:填写客餐申请单并交食堂人员, 通知物业人员安排茶点摆放处

文具

文具准备及领 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板 取 笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、 指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放;文具摆放;横幅悬挂;欢迎 牌、指引牌、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影事宜 回程人员姓名、航班;联系前台确认出 票 若有需要,提前确定赠送礼品样式及数 量,联系总办叶穗芬协助

会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系

自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订

活动地点及人 联系活动场所,车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等

大型会议会务工作流程清单1

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