外事接待流程(适合学校)

外事接待流程介绍

一、 前期准备

1.老师层面

1) 根据来访人员地方、人数、性别、职务、时间等指定接待细目表并且把简单的

英文序幕表提前发给对方,及时调整。

2) 接待序目表(根据来访时间及人员制定不同天数的接待细目表,(各团可以把

自己认为适合这个团队的活动安排),发到群里,资源共享。结合大家的经验来推广不同天数的细目表,选择好的作为模版及参考,提升大家的工作效率。)

3) 礼物的准备(礼物清单备忘录,以免有送重复的现象发生,特别是学校之间的

交换)

4) 接待学生的选拨:

①宣传Poster及报名表下发,渲染氛围,让更多的学生愿意参与接 待活动。 ②班主任,年级组长,家长三方合力推荐并同意,签字在报名表上。

③面试(最好能形成一个题目库,老师们可以从中挑选,方便操作)

④入围名单公示,鼓励接待。

⑤集中开会、培训。(共享语言及礼仪、文化差异等培训资源如有PPT的话)

2. 学生层面

1) 接待学生如有可能通过网络提前预热,简单了解和沟通。

2) 准备对方名字的接待牌,做出个性更好。

3) 。。。。。

3. 家长层面

1)准备通讯联系单,上面有家长及接待学生老师的联系方式,以备急用。

2)接待家庭注意事宜,(不同接待团队制定自己特色的注意事项。)(包括时间及活动安排等,特别是时间截点,这样家长不会很盲目,特别是第一次接待的家庭;同时家长也可以规划自己的家庭日)

二、 接待过程

●接站

1.根据来访人员及行李情况预订车辆, 根据客人姓名准备接机牌;

2.确认来访人员抵达的准确时间并做好各部门之间的协调。

●住宿

●宴请

1.确认参加宴请的学校领导及有关负责人,核清人数,准备台签;

2.预定宴会时间、地点、标准,根据客人需要确认饮食禁忌;

3.准备向来宾赠送的礼品。

●会谈 (准备及落实各项用品,确认)

●参观

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