重庆市文书档案目录数据交换格式

重庆市文书档案目录数据交换格式

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1 意义

标准化工作是推进档案信息化、实现现代化管理的前提和基础,为了适应档案信息化建设的需要,便于在全市范围内进行档案信息交换和网络化建设,规范全市各综合档案馆、基层档案室档案目录数据的采集,统一全市文书档案目录数据库的格式,特制定本标准。 2 范围

2.1 本标准规定了文书档案目录数据库结构。

2.2 本标准适用于重庆市地方综合档案馆、进馆单位档案室的文书档案目录数据库,其它各专业档案馆、档案室参照执行。

2.3 本标准规定目录数据库文件的交换格式为.DBF文件;目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。 3 引用标准

DA/T 18-1999 档案著录规则 GB2808-81 全数字式日期表示法 DA/T 1?2000 档案工作基本术语

GB11714-1997 全国组织机构代码编制规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 4 定义

本标准采用下列定义: 4.1档案著录

在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 4.2 著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括档案馆代码、档号、总页数、题名、责任者、文号、时间、密级、附件、保管期限、分类号、主题词、人名、开放标志、电子文档名、档案种类、附注。 4.3 记录

描述数据条目的数据集合,由若干字段组成。 4.4 字段

描述著录条目中某一特定属性的数据集合。 4.5 著录级次

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