电子文档的管理

电子文档的管理

电子文档管理办法



第一章 总 则

第一条 为了学院信息化建设需要,规范学院形成的电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性,充分发挥电子文档的凭据参考作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规,特制定本办法。

第二条 基本术语解释

(一)电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

(二)归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(三)电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

(四)电子文件的物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

(五)电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成的原始状况一致。

(六)电子文件的完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(七)电子文件的有效性:指电子文件应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

(八)背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(九)元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章 管理体制和职责

第三条 学院应明确电子文件归档管理工作的分管领导,协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供提供支持。

第四条 学院各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作,由承办部门负责,要将电子文件的整


理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条 学院各部门兼职档案员负责本部门形成的电子文件的收集、积累与向档案室移交工作。

第六条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作,由学院档案室负责。档案室应对电

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