高校干部人事档案信息化管理系统建设初探_李妍

南方论刊·2012年第11期

工作研究

高校干部人事档案信息化管理系统建设初探

李 妍

(茂名职业技术学院 广东茂名 525000)

【摘要】随着高职院校的迅速发展,学校人事档案资源的开发利用提出了更高更新的要求,干部人事档案信息化的基本要求是建立信息化的管理系统。其思路是,重点考虑集成问题、提高服务意识、注重信息化的应用与实施等。对业务流程作深入调研,对其系统设计的各个部分作分析,提出适当的方法和措施。

【关键词】高校人事档案;信息化;探讨

  近年来随着高职院校的迅速发展,学校在师资队伍建设方面力度加大,引进人才越来越多,人才流动越来越频繁;许多教师一边工作一边继续进修,干部的学历、学位等人事档案信息变化很快;由于学校对于人事档案有多方面的应用需求,如师资培养、人才选拔等,对于人事档案资源的开发利用提出了更高更新的要求。这都迫切要求高校实现人事档案管理的信息化。干部人事档案信息化的基本要求是建立信息化的管理系统,即干部人事档案管理平台,通过该平台实现人事档案的信息化收集、归档和利用,为高校干部人事管理提供更好的服务。本文结合茂名职业技术学院的干部人事档案管理实际需要,对建设相应的干部人事档案信息化管理系统进行了初步探讨。  

环节,每个环节之间产生的变化,以及档案的业务管理系统建设包括哪些功能,每个模块之间的流程关系和信息交互内容等。需求分析阶段不仅需要提出信息系统的建设要求,还需要信息技术人员在了解需求的同时借鉴成功的经验,采用启发等方式挖掘业务需求。

  其四,在了解需求的基础上,需要进一步进行系统的规划和设计,包括系统运行环境规划、模型设计、流程设计、接口模型设计、实施方案、进度计划、费用预算及软硬件环境方案论证等。技术专业人员是设计阶段工作的主要承担着。

  最后,信息化的应用与实施是很重要的环节,也是信息化工作的最终体现。这一阶段的任务是系统软硬件环境的选型、购买、调试、配置及信息系统的应用、实施与培训,系统定义、数据库以及数据装载、数据存储和数据访问等系统的整体建设。最终通过应用实施和培训,整个系统将交付给档案工作者使用,信息技术人员随着系统的不断完善逐渐撤离,后续服务可根据需要定期进行。  

  一、信息化管理系统的建设思路

  其一,由于档案管理中存在信息孤岛的问题,因此集成问题是需要重点考虑的,我们要从实际应用需求出发,从电子文件在业务系统的形成、归档前的整理、移交归档,以及归档后电子档案的管理、存储、访问和利用等各个环节提出集成系统的应用关键点。而实现集成的前提是信息的数字化,同时要注重信息的规范化。  其二,在信息化管理系统建设的同时需清楚地认识到,档案信息化工作的核心内容是档案业务,开展信息化的主体是档案工作者;信息化推广应用后的受益者是全校教职工,是档案资源的享用者;信息技术仅仅是实现信息化的手段,其一切工作都是为更好地支持和建设业务系统,因此,在整个信息化管理系统建设过程中服务意识至关重要。

  其三,应规范和掌握档案信息化开展的工作流程。充分认识到需求是推动信息化发展的源动力,需求分析的主要内容是理清业务流程的定义和变化,通过分析获得档案信息从产生、存储、管理到访问都需要经过哪些

  二、业务流程分析与功能需求调研

  (一)业务流程分析

  在人事档案管理中,档案从形成、移交、保管到最终被利用跨越了多个阶段、多个单位和部门,每个阶段和每个部门都包括多项业务,按照档案管理业务流程和信息传递的环节可划分为五个阶段:

  1、信息的数字化:信息的数字化主要包括两个方面,一是现有馆藏档案信息的数字化,包括档案整理、扫描、图文信息编辑和目录信息录入等;二是现有业务执行的信息化,包括办公自动化,如通过扫描仪等形成数字文档,以及按照格式规范通过信息平台直接上传、录入档案信息。

  2、信息的规范整合:信息的规范整合首先需要有规范的格式规定;根据规范格式,各部门业务人员上

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