巧用WORD和EXCEL发成绩通知单

第４卷第３期读与写杂志

ＲｅａｄａｎｄＷｒｉｔｅＰｅｒｉｏｄｉｃａｌ

Ｖｏｌ．４Ｎｏ．３

２００７年３月Ｍａｒｃｈ２００７

巧用ＷＯＲＤ和ＥＸＣＥＬ发成绩通知单

柏亚玲

（湖南商务职业技术学院

摘

骤。

４１０２０５）

ｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ和Ｗｏｒｄ是大家比较熟悉的软件。Ｅｘｃｅｌ着重对数据的处理，而Ｗｏｒｄ着重对文字的处理，把他们结合要：Ｍ

起来使用，可以批量地处理数据，比如给学生发成绩通知单。本文介绍了利用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ给学生发成绩通知单的方法及步

ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ，ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ，邮件合并成绩单关键字：

中图分类号：Ｇ２０２文献标识码：Ａ文章编号：１６７２－１５７８（２００７）０３－００２６－０３

（Ｃ４，１，１）”，按下回车，这样就得到了第一位同学的邮政编码引言

的第一位数字；在Ｆ４、Ｇ４、Ｈ４、Ｉ４、Ｊ４单元格中分别输入函数：每年寒暑假，都要给大中专学生发成绩通知书，每个学

＝ＭＩＤ（Ｃ４，２，１）、＝ＭＩＤ（Ｃ４，３，１）、＝ＭＩＤ（Ｃ４，４，１）、＝ＭＩＤ（Ｃ４，生一份，这是个很费时的活，弄不好出了差错，还费力不讨

５，１）、＝ＭＩＤ（Ｃ４，６，１），按下回车，就可以分别得到第一位同学好。ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ２００３和Ｗｏｒｄ是ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ

的邮政编码第二至第六位数字；选中Ｆ４单元格，拖动填充柄２００３中的二个组件，它们的结合可以实现自动生成每位同学

往下，就可以得到其它同学的邮政编码的第一位数字；用同的成绩单及发成绩单的信封，从而减少工作量，并且也不容

样的复制公式的方法，就可以得到其它同学的邮政编码的第易出现差错。

二至第六位数字。结果如图２所示：２基本方法

在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ中存放了学生的档案信息，学生的考试成绩通常也是在Ｅｘｃｅｌ中处理的，因此学生的成绩及通信地址信息都存放在Ｅｘｃｅｌ文档中。在Ｗｏｒｄ中可以很容易地设计好成绩单及信封的模式，利用Ｗｏｒｄ的邮件合并功能，结合存放在Ｅｘｃｅｌ文档中的学生成绩及通信地址数据，就可以很快生成每位同学的成绩单及给学生发信的信封。３具体操作步骤

第一步：在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ中处理学生成绩

图２图３启动ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ２００３（注：也可用其它的Ｅｘｃｅｌ

第三步：在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ中设置成绩单模式版本），新建一工作薄，命名为“学生情况．ｘｌｓ”；在该工作簿

启动ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ２００３，新建一Ｗｏｒｄ文档，命名为的Ｓｈｅｅｔ１工作表中输入并处理好学生成绩，并把Ｓｈｅｅｔ１工

“成绩单．ｄｏｃ”，并输入相应内容。大致如图３所示：作表改名为“成绩”。结果大致如下图１所示：

第四步：在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ中设置信封模式启动ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ２００３，新建一Ｗｏｒｄ文档，命名为“信封．ｄｏｃ”。执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，把它的尺寸大小设置为与自已发信时所使用的信封相一致（我们学院所使用的信封的尺寸为：高２３厘米，宽１２．１厘米），页面设置的对话框如图４及图５所示：１

图１

第二步：在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ中输入学生的通信地址信息

３．１在“学生情况．ｘｌｓ”工作簿的ｓｈｅｅｔ２工作中输入学生的通信地址，邮政编码及收信人的姓名

新生入学时，通常把学生的档案信息存入了电脑中，如果这些信息已经输入过，可把它们复制过来。不过其中的邮政编码要处理一下，因为信封的邮政编码是按格子分开来写的。处理的方法是：在该工作表的后面分别加上列标题“邮编１”、“邮编２”、……、“邮编６”，其数据分别是邮政编码的第一位、第二位、……、第六位。在Ｅ４单元格中输入函数“＝ＭＩＤ※

收稿日期：２００７－０２－

０４

图４图５

３．２在信封的左上角插入六个小方框

执行“插入”菜单中的“文本框”下的“横排”命令，在信封的左上角插入一个横排的文本框；右击该文本框，选择“设