合约部档案资料管理办法
合约部档案资料管理办法
为规范公司档案资料的管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，充分发挥档案资料在企业管理及经营活动的中作用，特制定本制度。
一、合约档案员职责
1、严格遵守合约资料档案管理工作的各项规章制度。 2、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。
3、负责收集、整理本单位工作中形成的合约方面文件资料。 4、认真做好合约资料档案的防护工作，确保档案、资料的安全。 5、负责合约方面档案资料的使用工作，充分发挥档案资料的作用。 二、合约资料档案管理制度
1、合约方面的档案资料，由合约管理员在部门档案室集中统一管理，任何部门和个人不得私自保存和任意销毁。
2、档案资料保管应采用专用柜架，档案室应清洁通风，防火、防潮等。 3、合约档案员要不断检查档案资料，作好相关台帐记录，确保档案资料完整和有效。
4、档案资料如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。
5、档案室钥匙由专人保管，不得随意借用，非本室人员严禁入内，及时关好档案室门窗。
6、档案室资料要分类存放，排列有序，严禁在档案室内存放个人物品或堆放杂物。
7、档案资料出入库必须履行规定手续，做到帐实相符。 三、合约档案资料收集整理制度
1、对公司合约档案资料等必须及时进行收集和整理。
2、及时收集档案资料（含电子文档），保持齐全完整，并做到分门别类存放。
3、整理档案资料要按照资料形成的自然规律，分类整理和归档。 4、归档资料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。
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