文件管理制度

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第1章 总则

第1条 目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理,使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效,以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件,提高工作效率。

第2条 适用范围。

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分,可分为下列五级文件。具体如下表所示。

公司内部文件各层级内容范畴

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第3条 管理职责划分。

(1)各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作,其中,总经理(或管理者代表)还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

(2)管理部主要负责公司一级文件的组织编制、审核,以及二级文件的会审组织工作。

(3)管理部负责本制度的编制、解释与修订工作,并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中,管理部下辖体系文件管理室,并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

(4)各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章 公司内部文件编码细则

第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

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