内蒙古工业大学学生档案管理办法

第一章 总则

第一条 学生档案是学生在校学习、生活、工作、成长的真实记录，在其一生中有着十分重要的意义。为保证我校学生档案的完整、规范，提高学生档案工作管理水平，特制定本办法。

第二条 学生档案实行集中统一管理原则，确保档案完整、准确、规范。各有关单位对毕业生档案管理工作要高度重视，明确人员、落实责任、严格程序。

第二章学生档案材料的整理、归档与管理

第三条 归档材料范围：学生高考招生档案（可包括高中材料）、党、团组织材料、高等学校毕业生登记表、全国普通高等学校本专科毕业生就业报到通知书、大学生体育合格标准登记卡、内蒙古工业大学学生成绩记载表、毕业设计（论文）成绩评价表、毕业生体检材料、奖惩材料等。

第四条各学院指定专人负责学生档案的日常管理和材料归档。新生入学时，自带的档案直接交所在学院档案管理人员，外省（市、自治区）新生转至校招生办公室的档案，在新生入学后，由招生办公室统一与学院办理交接登记手续。

第五条学生在校期间，涉及各类学籍异动情况的学生档案，所在学院及相关学院间要做好整理、交接或转寄工作，并做好相关登记。

第六条每年6月底，学院档案管理人员到学校招生就业处就业指导中心领取学校统一印制的毕业生档案袋，对本院应届毕业生档案进行认真清理、核对、归档，在档案袋封面填写档案材料明细，做到帐物相符，避免发生错漏现象。

第三章毕业生档案的交接与管理

第七条 每年毕业生离校后一周内，各学院填写《××届毕业生档案转交登记表》（下简称《登记表》，加盖学院公章有效）的相关内容并按其排序整理档案，特殊情况需加以说明。学院将整理好的毕业生档案统一送交就业指导中心，填写《内蒙古工业大学毕业生档案交接请况表》，双方交接人逐一核对档案，对帐物不符及材料缺失情况加注说明，交接人签字。《登记表》和《档案交接情况表》造册存档备查。

第八条 考取研究生的本科毕业生，需在毕业前调档的，持录取院校调档函到就业指导中心盖章并登记，送交所在学院，学院将其档案及调档函交由就业指导中心寄转。

第九条升入本校本科学习的本校专科（高职）毕业生，档案由原专科毕业学院依据录取通知书（或学校文件）直接转入本科就读学院，升入其他院校的专科（高职）毕业生档案和已录取（或保送）研究生的毕业生的后续档案统一送交就业指导中心，就业指导中心凭录取院校调档函转寄。

第十条就业指导中心档案管理人员对各学院送交的档案及时进行分类整理，在规定时间内通过特快专递（或机要件）、派人送达等方式按照教育厅审批的就业方案转递毕业生档案；特殊情况如毕业生就业单位人事部门派专人索取，在查验单位调档信函及来人证件后，可办理档案领取手续。毕业生档案原则上不允许自带，遇有极特殊原因，档案管理人员讲明政策后坚持自带的，经档案管理人员核查确认档案材料齐全且无处分材料，毕业生可以凭有效证件自带。

第十一条档案寄发、送达、领取、自带等情况，就业指导中心档案管理人员均应填写《毕业生档案转递存根》，并对档案进行密封处理。寄发的档案，用人单位应反馈回执；送达、领取的档案，接受人直接填写《毕业生档案回执》；自带的档案，档案管理人员在《毕业生档案转递存根》上签字并注明审核意见，毕业生本人签字声明因档案自带出现一切后果自负。每份档案的存根与回执对应存档，以备核查。