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文秘岗位职责及工作流程

行政文秘岗位职责及工作流程

1、负责公司报刊、杂志的收发 领取公司领导或部门 2、负责公司接听电话、传达领导的指示 电话铃响两声（做多三声承办情况

3、负责公司印章的保管和使用

填写用印申请单 部门领导签字 分管领导签字 用印 申请单收集归档（月度汇总、年度汇总转档案室保存）

合同会签单（经部门负责人、副总、总经理签批）会签完毕盖章（合同上必须有经办人签字）

财务报销盖章：分管领导签字总经理签字登记汇总（差旅：IC卡、的票、出差费用；会务费；办公费：通讯费、办公用品、设备、桶装水、抽纸等；招待费：业务招待餐费、烟酒等。）

４、负责公司文件的收发

收文：

公司内外部文件(公共邮箱、QQ群、及其他信息平台)分类整理经初步筛选相关联文件登记内外部文件接受处理情况表（电子档合部经理初步意见跟踪收集归档

发文：

通过电子信箱下发总经理签字写发文登记表红头及相关重要文件要转为PDF格式，文本格式严格按照公文书写要求，文件编号要根据公司公文要求执行，草稿和发文稿纸要存档）

５、负责公司会务管理

领导安排茶水；重要会议：会场条幅、席卡、座位、茶水、香烟、水果等布置）等会议纪要起草下发

固定会议：1.周六上午周办公会（公司全员参加，周五上午电话征集议题报领导审定后下发，同时通知相关汇报人员准备汇报材料。）

2、月度计划总结会（月初召开，月底20号—月初准备公司上月度总结下月度计划，根据各部门上报材料整理，征集会议主题报领导审定后下发，

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