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2009-公司发文管理制度

公司发文管理制度

公 司 发 文 管 理 制 度

1. 目的和适用范围：

1.1目的：为加强公司文件审核、发放及档案流程管理，确保公司内部文件（含外来文件转发、复印下发）发放及执行有效，特制定本制度。

1.2适用：本制度适用于公司的内部文件及外来文件转发、下发（含通知）的审核及发放过程控制管理。

2.职责：

2.1 办公室是公司内部文件审核及发放的归口管理部门；

2.2 各职能部门和公司分管领导负责编制需要发布的文件，以及参与部分发放文件的审核；

2.3 总经理负责本制度的审批。

3.管理及控制过程：

3.1文件归类：

3.1.1 外来文件：集团公司、政府科局、行业信息等来函。

3.1.2 内部文件：流程制度、协议、工艺文件、操作规程、通知通告、记录纪要等。

3.2 整体流程：

【发布人】编制 → 【部门负责人】审核 → 【办公室/分管领导/总经理】审批 → 【办公室】登记/存档 → 【办公室】下发/【接收方】签收 → 【发布人及部门负责人】填写更改、作废或销毁申请 → 【办公室/分管领导/总经理】审批 → 【办公室】填写/登记 → 【办公室】收回、重发或销毁

3.3 审核、修订：

发布人编制

3.4 发放前登记：在发放前，办公室应在《下发文件登记表》上登记，或定期进行登记补充，以便快速查阅。

3.5 存档备案：定稿版本可下发文件须交办公室进行存档备查。。

3.5 发放：由办公室统一发放，领取部门须在《文件（通知）签收薄》上签收。

3.6 更改、作废及销毁：已下发文件有重大事项内容须更改、作废或销毁时，须填写《已下发文件更改、作废及销毁申请表》，按表单要求进行内容填写及流程审核后，由办公室负责协调进行。

实施日期： 年 月 日 MP/ZG-03 公司发文管理制度 版本号：A/0

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