一直以来,档案利用者都是作为档案服务工作的对象而为业界所研究和关注。在电子文件及其管理日益凸现的今天,有必要对等“利用者”这一角色在电子文件管理活动中的地位和作用进行重新的审视和定位,以尽快改善传统档案管理工作中的不适之处,提高电子文件管理的效率。笔者认为,与传统管理工作相比,电子文件管理中应深化利用者参与管理的力度,加重利用者的“管理戏份”。

维普资讯 www.wendangwang.com

一

直以来，档案利用者都是作为档案服务工作的对象而为

业界所研究和关注。在电子文件及其管理日凸现的今天，益有必要对 0用者”这一角色在电子文件管理活动中的地位和作用进行重新的审视和定位，以尽快改善传统档案管理工作中的不适之处，提高电子文件管理的效率。笔者认为，与传统管理工作相比，电子文件管理中应深化利用者参与管理的J度，力加 重利用者的“管理戏份” 一

档案收集工作中应加强利用者的参与 (利用者的需求影响档案的收集工作一) ,

量

为满足档案利用需求日益多样化的要求，近年来，多数大

这些都极大地制约利用者在鉴定过档案馆在接收指定单位和部门归档文件的同时，还十分注重对接触到的档案也不够全面。而电子文件在计算机上出色的运转能力恰恰散存于社会中的名人档案、实物档案，私人档案、 1 I述档案等各程中作用的发挥，:分级管理系 类档案的征集工作，在很大程度上丰富了馆藏档案的内容，改弥补了这一缺憾。通过创建电子文件的测评系统、 善了馆藏的结构。利用者的需求已对档案馆的自身建设发挥统等将档案的鉴定动作尽量标准化、公开化，对于档案利用者

着越来越直接的影响和作用。从一定意义上说，用者已经间利 接地参与了档案的征集和接收工作，这点无论是在传统档案时代还是电子文件时代都是说得通的。 (档案利用者同时也是档案来源的提供者二)在电子文件时代，这一点体现得更为明显：一方面，庞大的网络和便捷的通信极大地优化了电子文件收集的途径和方式， 使得电子文件跨越时空的特性发挥得淋漓尽致。档案部门可以通过在各自网站上开设的档案收集窗I, Z方便快捷地接收来 l自世界任何一个角落的电子文件，的接收手续和业务办理相关也都可在瞬间同步完成。利用者直接提供档案的渠道变得更为可行和畅通，其介入档案形成和收集的程度也将进一步地加大。另一方面，利用者所提供的电子文件真实可靠性的确认， 迫使利用者更多地直接参与到档案收集程序之中。众所周知， 电子文件的真实性、完整性和可靠性是确认和维护电子文件原貌的关键所在，必须成伊始就加以认证。如何确保利用者蝴所提供的电子文件的真实可靠性，如何获取电子文件中的背景信息，如此等等，都要求文件提供者更加积极地投入到档案的

收集和认证工作中去，这又间接地拉近了利用者与档案收集部门之间的距离。 二.档案鉴定工作中应加强利用者的参与由谁来对档案的价值和性质进行鉴定的问题，我国在综合希拉里 詹金逊和谢伦伯格两种观点的基础上采取的是由档

有效参与档案鉴定以提高鉴定工作的准确性和规范性具有重 要作用。总而言之，用者的参与为电子文件的鉴定提供了更利

为准确的依据，电子文件为利用者参与档案鉴定搭建了一个更 为宽广的平台，两者互为补充，相互结合，为电子文件的鉴定工 作注入了新的活力。

三.档案利用工作中应加大对利用者的关注 如果将传统档案的利用方式与电子文件的利用方式作一类比。可得出“钓鱼”“与网鱼”的对照。电子文件利用网络这一

有利条件，打破点对面的传播限制，将档案信息资源与‘对面面”的形式便捷地提供给利用者尽管这种优势能在很大程度上提升档案的利用率，但实现起来却并不容易，中很关键的其点就体现在利用者身上。 随着档案数字化和网络化的快速发展，档案部门在为利用 一

者提供便捷服务的同时，也不能忽略对利用者驾驭这一变化能力的培养。首先，即是利用者的信息查寻能力。面对网络中浩如烟海的信息，如何根据自身的需求，充分有效地利用现有工具，为快速准确地查找出目最标信息，这是提高档案资源利用 率的首要问题。任其馆藏千百万而利用者寻不到的话，所有的档案信息资源建设都将付诸空谈。次，其培养利用者的信息辨别能力。档案的原始记录性在电子文件时代特别是网络的冲击下已变得难以确认。若利用者在接收到一份电子文件时无 法判别或不经过其真实性的判定就加以利用，则其产生的后果

物尽其用”或是“,损失惨重”这样的风险是档案部门， 案工作人员、文件形成机关及业务人员统筹鉴定的方式来进将或是“强化对利用者信息甄别能力的培养，必行然而事实上，仅凭这三方能不能最为客观、最为准确地对所无法承受的。因而， 份文件的命运作出判定呢？刘东斌在其《档案鉴定——由谁须纳入档案工作的议程。再次，由于电子文件具有可复制性，档案原f - l的概念在网络环境下已逐渐淡化，=利用者在获得档鉴定》一文中提出档案鉴定应由文件形成者，档案人员和档案“自主权”档案或档案的副产品一旦公开，利用者共同完成的说法，笔者认为顿有

道理。档案的价值鉴定案信息后拥有更大的“或发布，在网上传输的过程中可能产生若干种的“变种副本”,关乎着全人类记忆的生命期限，鉴定者必须站在面向世界、面 一

向未来的高度来履行其职责和使命。就这一点而言，显然不能黑客，病毒甚至包括利用者本身都可能成为这些变种的传播也给档案部门的管理将档案利用者这一关键角色排除在外，尤其是在电子文件时者。这不仅增加了其他用户的利用负担，和控制造成巨大的压力。 代：第一，档案利用者的需求是档案鉴定中必须考虑的重要指综上所言，在电子文件和网络环境条件下，关注利用者的标。与传统纸质文件一样，用户查档利用的满意度是衡量档案馆藏质量的‘‘秤砣”鉴定者所挑选予以保存的档案，,能否迎合意识和素质培养十分必要。这包括对网络和电子文件基本构信息加密解密技术、数字签利用者的口味，关系到档案资源开发和利用的效率乃至整造的认识信息检索和处理技术、直接名、 AML、 S XKMS技术等等。事实上，诸如上海市档案馆、广个档案工作的成效。为此，加注利用者在档案鉴定中的分量就

都 有了现实的意义。第二，无论是在公共事务中形成还是从社会州军区档案馆等许多军地档案部门，已经着手在利用者之中为增强利用者素质，切实提上征集而来的电子文件，其价值的实现都是通过利用者的脑力有针对性地开设相应的辅导课程， 活动转化完成。利用者对档案内容的把握程度和对档案价值高档案工作成效而努力。的理解判断能力各不相同。由于档案的密级不一，各利用者能 (作者单位：南京政治学院上海分院)

0