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会议组织技能训练

企业管理者组织管理训练系列

目的

一、确认哪些因素使会议有效或无效

二、确认有效组织会议的行为类型和观念

三、掌握如何使会议更有效的技能

会议工作调查表

在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目下：

一、你是如何组织会议的。

二、其他人是如何组织会议的。

什么原因致使会议无效

一、没有搞清会议的真正目的

二、使简单的问题复杂化

三、持续时间太长

四、发言者过于健谈

五、拖延决定和行动]

使会议成为有效的因素

一、预先清楚会议的目的

二、与会者做好会议准备

三、问题、议程和时间不因情景而变

四、限制集思广议的范围是必要的

五、根据要讨论的问题限制出席的人数

六、手头要掌握全部有关信息

七、掌握会议的精髓

八、决策的制定和行动方案的制定要恰如其分

有效的会议需要

一、群体的沟通

二、提高讨论的质量

三、为讨论提供一个结构性清单

四、建立团队意识

组织会议的工作

在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们花费许多时间空谈，而不是讨论应如何做。

在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时你作为一个别人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情况，你对会议的有效性都负有责任，而不应浪费自己和别人的时间。

管理者经常这样指责会议：

1．没有真正的目标。

2．使简单的问题复杂化。

3．持续的时间过长。

4．发言者过于健谈。

5．拖延决定和行动。

这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。

1．预先弄清会议的目的。

2．与会者事先作好会议准备。

3．议题、议程和时间不因情景而变。

4．有必要对"集思广议"给予一定的限制。

5．根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。

6．与会者手上要掌握全部有关信息。

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