电子文档管理规定!

电子文档管理办法

1 目 的

对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。 2 范 围

本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。

3定义

3.1文件、文档：信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件， 如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。而媒体可以是纸张、光盘、照 片、样。

件、电子媒体或其它的组合。管理体系文件是管理体系运行的依据。 3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。 3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。 3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。。

3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等 3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。

3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。

3.8无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。 3.8载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。 4职 责

3.1各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。 3.2各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。 3.3人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。 3.4 ISO办：负责质量环境管理体系文件的归档；

3.5技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。 3.6各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。 4 程 序 4.1文档的建立

各部门按《文件管理程序》要求建立相关文件。 4.2文档的管理

4.2.1电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并

按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。上传间隔周期最长不应超过七天。由归口部门文档员监督和管理。技术部文档管理请见“《技术部文档管理规定》”

4.2.2为确保上传至文件服务器的文档准确性，仅部门指定文档员拥有修改权限并负责修改