当好秘书的绝活 女性周刊 2005-05-13 18:33 秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老 板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经 验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！ 全能秘书的全部内涵 Monica 年龄：28岁 任职：4年 传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目 前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认 为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我 们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书. 首先,硬件条件是 必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室, 文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力, 尤其是电脑. 其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工 作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键. 另外,秘书是 工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替 他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、 熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很 重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策 能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书 时会视其工作经历. 最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗 22岁 任职： 1年 时常听到一些对秘书 这种手段在职场上攀升的. 沟通最重要 Jessy 年龄： 的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团 结能力； 能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟 通能力. 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿 得很时尚、 另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力, 不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是 领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的 意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、 操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客 户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习 惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力. 小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26岁 任职：3年 我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕 上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个 上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识 到潜在的危机： 万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就 被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始 暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工 作重心是安排一些重大的会议和活动、 衔接好各种差旅日程、 起草财务或者人事方面的报告、 有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常 情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到： 万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小