档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。现就如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

民营科技 2 1第 7期 0 0年

人力资源 档案

做好档案管理工作之我见 刘旭波历建芳 z (、江县前进镇文化站， 1嫩黑龙江嫩江 1 10 2嫩江县联兴乡文化站， 64 0、黑龙江嫩江 1 10 ) 64 0 摘要：档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。现就如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，导我国的档案管理工作，指达到逐步培养档案管理工作人员 的历史责任感和使命感，而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。进 关键词：案管理；档问题；息一体化信 1新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

档案一体化就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文件与档案数据资源的最佳管理和利用效果。从周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理， 案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。 使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保 2企业档案存在的问题从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面： 21企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则 .企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。 1 )档案一体化的目标 但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化， 档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，都得到有效控制。

造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。 2 )档案一体化的原则档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。 在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则： 22缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造 .是全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原则， 段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是 是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端；三是集成管理些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏有微机和档案网络，档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。但 漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗。提高管 23档案工作缺乏制度化的管理程序 .理效率。 当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在 3 )文件、档案一体化管理的具体内容收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，

照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求； 流程卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。 次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政都能发挥最大的效用。 上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报， 4 )文件、档案一体化管理的技术保障但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式， 现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程期归还。 序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方 3新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特 31信息一体化管理 .点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。 信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书总之，基于我国现代企业管理的现状，档案人应积极吸收和借鉴工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。优秀的档案管理工作研究成果，来适应档案管理工作的新形势。 一 一

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型 (电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、

手段等也发生了相应的变化。 以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。 2纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发 O世展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内 在的对应关系。 档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命

信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的 信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、高企业的市场信誉和增强提企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。 32档案一体化管理 .

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